Aprovechando la Tecnología para Simplificar la Gestión del Cumplimiento Ambiental
El Desafío
Pactia, una organización inmobiliaria con operaciones en Colombia, Estados Unidos y Panamá, enfrentaba el reto de simplificar la gestión del cumplimiento regulatorio ambiental para su extenso portafolio de activos. El objetivo era mejorar la eficiencia de los procesos de inspección semestrales, obtener información sobre el progreso y oportunidades de mejora, gestionar las actividades derivadas de las inspecciones y fomentar el intercambio de conocimiento entre sus equipos.
Enfoque anterior
Anteriormente, los equipos de negocio extraían datos de los sistemas transaccionales en archivos de Excel, los cuales eran consolidados y procesados manualmente por el equipo de sostenibilidad. Este proceso manual incluía el uso de tablas dinámicas y extensos cálculos en Excel, seguidos de una posterior entrada manual de datos en plantillas para calcular las emisiones de GEI. Los resultados finales se compilaban en informes anuales utilizando Word y presentaciones de PowerPoint, lo que resultaba en reportes estáticos con valor analítico limitado.
Solución
Utilizando MERO, se desarrolló un módulo ambiental denominado “Cumplimiento Regulatorio”. Formularios simples y flujos de información optimizados permitieron que el líder ambiental sistematizara la información de cumplimiento regulatorio identificada durante las inspecciones ambientales. Al completar las inspecciones, los datos se consolidaban automáticamente en MERO, con los niveles de cumplimiento traducidos en información accionable basada en ponderaciones predefinidas.
Con los datos almacenados de manera segura y trazable en la base de datos de MERO, el módulo analítico permitió la visualización dinámica de los datos por gestión, activo y criterios de evaluación ambiental. Esto facilitó el análisis comparativo y la identificación de oportunidades de mejora.
Adicionalmente, se implementó el módulo de “Planes de Acción” de MERO para crear planes de acción derivados de las inspecciones ambientales. Cada actividad se asignaba a responsables, revisores y aprobadores, con opciones para designar niveles de urgencia, estados de progreso y adjuntar evidencia de cumplimiento. Las notificaciones automáticas dentro de MERO mantenían informadas a las partes interesadas sobre nuevas actividades, plazos pendientes y tareas completadas.
Tanto el panel de control analítico como el módulo de planes de acción fueron utilizados por el equipo de Estrategia y Sostenibilidad para monitorear el cumplimiento regulatorio en los activos de Pactia, compartir mejores prácticas y comunicar el progreso y los desafíos a la alta dirección.
El Desafío
Pactia, una organización inmobiliaria con operaciones en Colombia, Estados Unidos y Panamá, enfrentaba el reto de simplificar la gestión del cumplimiento regulatorio ambiental para su extenso portafolio de activos. El objetivo era mejorar la eficiencia de los procesos de inspección semestrales, obtener información sobre el progreso y oportunidades de mejora, gestionar las actividades derivadas de las inspecciones y fomentar el intercambio de conocimiento entre sus equipos.
Enfoque anterior
Anteriormente, el líder ambiental de Pactia realizaba inspecciones ambientales semestrales para cada activo administrado, utilizando una matriz de Excel. Esta matriz evaluaba los niveles de cumplimiento en varios criterios, como la gestión de residuos, el uso de agua, el consumo de energía y el control de ruido. Los resultados se consolidaban manualmente, y los niveles de cumplimiento, progreso y áreas de mejora se establecían según ponderaciones definidas por la organización. Los informes se presentaban a los equipos internos y al comité directivo mediante presentaciones de PowerPoint creadas manualmente. Los planes de acción derivados de estas inspecciones se gestionaban en Excel, con el líder ambiental supervisando el progreso a través de correos electrónicos y reuniones con los equipos responsables de los activos.
Desafíos Encontrados
- Procesamiento costoso de datos en formato Excel.
- Problemas de compatibilidad con el formato de Excel.
- Altos costos de recursos para la consolidación manual de la información.
- Monitoreo manual de las actividades de los planes de acción.
- Informes estáticos con poco valor analítico.
La Solución
Utilizando MERO, se desarrolló un módulo ambiental denominado “Cumplimiento Regulatorio”. Formularios simples y flujos de información optimizados permitieron que el líder ambiental sistematizara la información de cumplimiento regulatorio identificada durante las inspecciones ambientales. Al completar las inspecciones, los datos se consolidaban automáticamente en MERO, con los niveles de cumplimiento traducidos en información accionable basada en ponderaciones predefinidas.
Con los datos almacenados de manera segura y trazable en la base de datos de MERO, el módulo analítico permitió la visualización dinámica de los datos por gestión, activo y criterios de evaluación ambiental. Esto facilitó el análisis comparativo y la identificación de oportunidades de mejora.
Adicionalmente, se implementó el módulo de “Planes de Acción” de MERO para crear planes de acción derivados de las inspecciones ambientales. Cada actividad se asignaba a responsables, revisores y aprobadores, con opciones para designar niveles de urgencia, estados de progreso y adjuntar evidencia de cumplimiento. Las notificaciones automáticas dentro de MERO mantenían informadas a las partes interesadas sobre nuevas actividades, plazos pendientes y tareas completadas.
Tanto el panel de control analítico como el módulo de planes de acción fueron utilizados por el equipo de Estrategia y Sostenibilidad para monitorear el cumplimiento regulatorio en los activos de Pactia, compartir mejores prácticas y comunicar el progreso y los desafíos a la alta dirección.
Resultados y Beneficios
- Gestión de la información optimizada mediante procesos simplificados de finalización, revisión y aprobación.
- Reducción en el tiempo de consolidación de información.
- Ahorro de tiempo en la preparación de informes.
- Gestión automatizada de actividades críticas.
Conclusión
Al adoptar la tecnología a través de MERO, Pactia transformó con éxito la gestión de su cumplimiento ambiental, logrando mayor eficiencia, precisión y conocimientos accionables. Esto no solo optimizó los procesos internos, sino que también fortaleció la responsabilidad y transparencia en sus esfuerzos de sostenibilidad.
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