Reestructuración

Objetivo:

El objetivo es reestructurar la jerarquía de Mero para alinearla con la nueva estructura organizativa del grupo empresarial. Esto implica redefinir los indicadores estratégicos y operativos de monitoreo para cada línea de negocio y dimensión, con el fin de reposicionar la herramienta dentro de los equipos, brindando un mayor valor y una experiencia de navegación más amigable.

Enfoque anterior

GreenLand ha utilizado Mero desde 2020 para gestionar la información de sostenibilidad. Inicialmente, se definió una jerarquía en la que las dimensiones representaban los temas materiales principales, y dentro de estos, la información detallada se categorizaba por cada unidad de negocio. Sin embargo, los cambios en la estructura interna de GreenLand en 2021 y 2022 llevaron a la segregación de la información, que anteriormente se consolidaba bajo tres grandes líneas de negocio, en nuevas líneas como Agriplast, Control B y las oficinas de soporte corporativo en Envigado y Urabá. Esto dejó obsoleta la jerarquía original, lo que llevó a los equipos a percibir que Mero era menos útil y a regresar al uso de hojas de Excel o Word.

Desafíos:

• Volver a comprometer a los equipos con los beneficios de Mero y proporcionar una nueva capacitación en el uso de la herramienta.
• Revisar todos los formularios para definir indicadores, frecuencias y responsables de la información.
• Estabilizar el proceso de cálculo de la huella de carbono con cálculos trimestrales para cada línea de negocio e incorporar el inventario de GEI (Gases de Efecto Invernadero) para apoyar las auditorías de certificación de carbono neutral contra ICONTEC.
• Lograr que los usuarios completen las tareas trimestrales.
• Mejorar la experiencia del usuario.
• Reestructurar y aumentar el valor del módulo de análisis con nuevos indicadores y paneles de control.

La Solución

Se realizó un análisis de la nueva estructura del grupo empresarial para determinar la jerarquía óptima, garantizando flexibilidad para el crecimiento futuro sin causar interrupciones significativas en el uso de Mero.
Al redefinir la jerarquía y centrarse en las necesidades del usuario, GreenLand busca revitalizar Mero como una herramienta valiosa para la gestión de la información de sostenibilidad, apoyando los objetivos organizacionales y proporcionando una experiencia de usuario más intuitiva.

Nueva Jerarquía Establecida:

• Cada dimensión representa una línea de negocio, y la información sobre cada tema material está anidada dentro de cada negocio. Esto permite la creación de nuevas dimensiones a medida que surgen nuevos negocios, sin interrumpir las existentes.

Esta reestructuración permitirá a GreenLand gestionar de manera más eficiente su información de sostenibilidad, adaptándose a los cambios organizacionales y mejorando tanto el valor analítico como la experiencia del usuario dentro de Mero.

Donde cada dimensión representa una línea de negocio, y la información sobre cada tema material está anidada dentro de cada negocio, lo que permite la creación de nuevas dimensiones a medida que surgen nuevos negocios, sin interrumpir los existentes.

Para actualizar todos los formularios de las dimensiones, se implementó un plan de trabajo estructurado. Se llevaron a cabo sesiones de trabajo con cada negocio y equipo, según su área, para evaluar las frecuencias, los indicadores y los flujos de información. Con base en los resultados de estas sesiones, se realizaron ajustes en la configuración. La ejecución de estos ajustes se completó a mediados de julio, seguida por el relanzamiento de la plataforma a los equipos. Actualmente, los equipos están enviando la información del año 2023 de manera trimestral.

Además, se llevó a cabo una reestructuración de los tableros de análisis. El comité de sostenibilidad de GreenLand priorizó los indicadores, lo que resultó en una estructura de tableros más enfocada y adaptada a las necesidades de los equipos.

Beneficios:

• Mejora en la navegación y facilidad de recuperación de información.
• Separación de indicadores por cada línea de negocio, lo que mejora la gestión del equipo.
• Consolidación en la dimensión del Grupo GreenLand, que incluye todos los temas transversales.
• Integración de los cálculos de consumo, emisiones e inventario de GEI bajo el tema único “Huella de Carbono”, lo que centraliza la información y facilita el monitoreo y las auditorías ambientales.
• Actualización de formularios con indicadores relevantes que previamente no estaban en MERO pero sí en los informes.
• Introducción de nuevos tableros analíticos, incluyendo uno dedicado exclusivamente al monitoreo operativo de la huella de carbono, estructurado de acuerdo con los requisitos de auditoría de ICONTEC.
• Tableros estratégicos con mejoras en la estética, navegación y tipos de gráficos para el seguimiento de las dimensiones ESG.